Exquisite Tweets from @heyDian
Collected by snydez
Bosan menunggu rapat RT, saya mau ngetweet saja. Kali ini mau bahas profesi saya: Virtual Assistant. Profesi ini berbekal laptop & internet, melayani klien dari berbagai negara, dan biasanya berbayar dolar. Kalau kalian sedang mempertimbangkan WFA (work from anywhere), simak ya!
heyDianDian Ara
Apa itu virtual assistant (VA)? Awalnya, VA adalah orang yg mengerjakan tugas-tugas administratif untuk sebuah perusahaan tanpa secara fisik berada di kantor perusahaan tersebut. Lambat laun definisi ini berubah. VA bisa berupa apa pun yang klien butuhkan dan kamu bisa lakukan.
Dian Ara
Sejak definisi itu berubah, saya akan menyebutnya sbg VA generalis dan VA spesialis ya. Biar gampang.
Dian Ara
VA generalis mengerjakan tugas-tugas admin demi kelancaran operasional perusahaan/individu. Antara lain manajemen kalender (termasuk atur jadwal meeting), manajemen email (termasuk balas email), travel planning & booking, data entry, online research, dan basic bookkeeping.
Dian Ara
Sampai sekarang masih banyak klien yang mencari VA generalis. Tapi, gak sedikit juga yang butuh VA spesialis. Makanya bermunculan VA dengan spesialisasi di bidang tertentu. Misalnya legal, photography, graphic design, video & audio production, social media marketing, dll.
Dian Ara
VA spesialis tidak sepenuhnya sama dg praktisi bidang yang digelutinya. Maksudnya, VA spesialis legal bukan praktisi hukum layaknya pengacara. Tapi, tetap saja dia perlu memahami the basics of how the law works kan.
Dian Ara
Contoh kerjaan VA spesialis legal: Bikin transkripsi, manajemen berkas, research terkait kasus yang ditangani kliennya, menyiapkan draft dokumen-dokumen legal yang bakal kliennya pakai dalam persidangan, dll.
Dian Ara
Contoh kerjaan VA spesialis graphic design: Mengubah ukuran gambar, manipulasi foto lewat Photoshop, research ttg brand untuk membantu graphic designer bikin brand visual guidelines.
Dian Ara
Nah, berangkat dari definisi dan job desc tersebut, maka bisa disimpulkan bahwa skill yg perlu dikuasai oleh seorang VA adalaaaaah…? Ya tergantung kamu mau jual layanan di bidang apa. Gimana sik. *dikeplak
Dian Ara
Oke, oke, maaf. Skill yang perlu dikuasai semua VA antara lain: Bahasa Inggris minimal written English. Kecuali kalau mau jadi VA untuk call center atau yang job desc melibatkan call sales, ya pastinya butuh spoken English yang oke dong ya.
Dian Ara
Selain itu, traits yang seorang VA perlu miliki: attention to detail, good communication (karena kerjanya remote kan), dan highly organized. Jadi sebelum nekat cari kerjaan VA, coba bereskan dulu email inbox yang isinya lebih dari 20 ribu email itu yak.
Dian Ara
Kalau mau jadi VA generalis, berarti perlu menguasai berbagai aplikasi email dan kalender seperti Gmail, GCal, Outlook. Lalu aplikasi standar kantoran seperti Word, Excel, Powerpoint. Atau ekuivalennya.
Dian Ara
Kalau mau jadi VA spesialis, ya kuasai skill dan alat-alat yg dibutuhkan untuk bidang yg digeluti. Misalnya, kalau mau jadi VA yang membantu TikTok influencer, perlu menguasai aplikasi macam Canva dan CapCut.
Dian Ara
Bisa gak sih tanpa jadi VA generalis kita langsung saja jadi VA spesialis? Bisa. Kalau memang berpengalaman di bidang yg mau digeluti itu. Kalau gak, saran saya ya mulai dulu dari VA generalis.
Dian Ara
Ada gak sih sekolah yang lulusannya jadi VA? Umm, business administration atau management gitu kali ya? Saya gak tau. Saya lulusan SMA wkwkwkwk.
Dian Ara
Tapi, pengalaman saya bekerja dg 30+ klien di Upwork, yg pernah nanya ijazah/pendidikan saya tuh sebanyak…
… NOL. Gak ada. Mereka cuma memedulikan portfolio, bukan ijazah.
Dian Ara
This is good news and bad news for you. Good news: Kamu lulus SD pun bisa-bisa saja kerja di Upwork, termasuk jadi VA. Bad news: Kalau gak punya portfolio, gimana dong?
Dian Ara
Saran saya: Tawarkan layanan gratis untuk organisasi non-profit terkenal. Atau internship di perusahaan yg kamu sukai visi misinya. Pastikan proyeknya bukan NDA dan boleh kamu cantumkan sbg portfolio.
Dian Ara
Tapi jangan keseringan menawarkan layanan gratis begini. Kalau sudah ada 1-2 portfolio, mulailah cari proyek berbayar. Kamu kan gak bisa beli beras dengan exposure belaka wkwkwkwk…
Dian Ara
Di mana kita bisa menemukan kerjaan VA? Di internet ada banyak! Di Facebook groups. Lewat LinkedIn. Tapi saya lebih beruntung di Upwork, jadi yang saya ceritakan di sini sebatas pengalaman saya di Upwork ya.
Dian Ara
Tipe employment VA juga macam-macam. Ada perusahaan yg butuh full-time employee, tapi kerjanya tetap remote. Teman saya seorang produser musik, sewa full-time VA demi gak usah bayar sewa kantor dan beli komputer. Praktis.
Dian Ara
Tapi, kalau mau kerjaan part-time, banyak juga lowongannya. Bisa dibayar per jam alias hourly. Bisa juga dibayar per proyek, atau lebih dikenal sbg fixed price. Tergantung kamu jual jasamu dg skema harga gimana.
Dian Ara
Nah, sekarang saat yang kalian paling tunggu-tunggu: Buka-bukaan soal harga. Mau gak? Mau gak?
Dian Ara
Yah, rapat RT sudah dimulai. Lanjut nanti ya wkwkwkwk. Kalau mau nanya-nanya dulu soal job desc VA, silakan loh. Nanti saya jawab.
Dian Ara
Fiuh, selesai juga rapatnya. Oke, lanjut ya. Soal harga. Berapa sih rate seorang VA?
Saya mulai kerja sebagai VA spesialis content writing di Upwork sejak Desember 2021, dan sekarang saya dibayar 20 dolar. Atau 300 ribu rupiah. Per jam loh ya. Huwow gak? Tunggu dulu.
Dian Ara
Saya bukan motivapret yg kasih impian surgawi, jadi saya mau buka semuanya saja, lalu kalian nilai sendiri ya.
Proyek pertama saya sebagai VA generalis berbayar 7 dolar per jam. Itu pun dengan pengalaman saya bertahun-tahun sbg blogger dan content writer.
Dian Ara
Saat saya bidding proyek pertama itu, saingan saya adalah VA dari Filipina dan Nigeria yang pada banting harga sampai 3 dolar per jam! Gila gak sih?!
Dian Ara
Jadi jangan serta-merta percaya ya kalau ada yg bilang kerja VA bayarannya 20 dolar per jam. Well, saya sekarang segitu sih, tapi kan setelah 10 bulan, sukses menyelesaikan beberapa proyek, dan sudah berstatus Top Rated di Upwork.
Dian Ara
Di sisi lain, VA spesialis terutama di bidang project management bisa banget mendapatkan 50 dolar per jam.
Dian Ara
Ada juga sih yg bisa mendapatkan 65 dolar per jam, tapi yg kaya gini ibarat JK Rowling-nya dunia VA. Satu dua orang doang yang sanggup mendapatkannya. Yg 3 dolar per jam jauh lebih banyak. Jadi jangan terlena dg angka ya.
Dian Ara
Walau begitu, bagi saya, keunggulan kerja VA yang priceless adalah WFA alias kerja remote. Kantor saya di rumah. Kerja cuma 6 jam sehari. Sisanya main sama Juno.
Saya juga gak perlu bermacet-macet ria di jalanan. Semua meeting dilakukan secara online via Zoom atau Google Meet.
Dian Ara
Kekurangannya: Saya beli asuransi sendiri dan gak dapet THR, boro-boro libur Lebaran. Kadang kerjanya juga bisa sampai jam 3 pagi, pas klien saya baru beres makan siang. Barusan saja saya dicolek oleh ybs, diminta kerja wkwkwkwk.
Dian Ara
Etapi saya bisa jajan pulpen lucu pas nilai tukar rupiah terhadap dolar melemah kaya sekarang, horeeeee!! #DipatokGarudaPancasila
Dian Ara
Nah, apakah kamu tertarik terjun ke dunia VA? Kalau masih bingung gimana mulainya, saran saya ya dengan upskilling dulu. Bisa dg beli kursus di Udemy. Kalau mau yang lokal, ada @remoteskillsac. Online courses mereka seputar VA benar-benar recommended!
Dian Ara
Kalau mau bertanya-tanya soal VA, remote working, atau Upwork, silakan mention saya ya. Akan saya jawab sebisa saya.
And now, the mandatory shameless plug… Saya ada di Karyakarsa! karyakarsa.com/heydian
Dian Ara
Hai, berhubung yg nanya banyak banget, saya cicil dikit-dikit ya jawabnya. Pertanyaan yg sudah saya jelaskan di thread ini bakal saya abaikan, maaf banget. Jadi alih-alih nanya, “Kak, di mana nyari kerjaan VA?” coba baca ulang lagi tweet saya. Makasih!
Dian Ara
Saya mau menambahkan beberapa tweet FAQ (frequently asked questions).
Pertama, apakah Kak Dian sudah punya portfolio saat kerja sebagai VA di Upwork?
Punya. Saya mulai freelance sejak 2009, di luar Upwork. Pas daftar Upwork, gak benar-benar dari nol.
Dian Ara
Bagaimana caranya jadi VA di Upwork kalau belum punya portfolio?
Susah. Perlu punya portfolio. Tanpa itu gak bakal dilirik klien. Makanya saya bilang, internship saja dulu.
Dian Ara
Bagaimana cara cari internship?
Walau saya terdengar kaya sales @remoteskillsac tapi cuma ini jalur yang saya tahu.
Setiap murid dimasukkan ke network mereka, di mana mereka berbagi lowongan VA, termasuk internship. Ambil saja recorded course yg murah. Yg penting masuk network.
Dian Ara
Adakah batasan umur kalau mau jadi VA?
Ada. Minimal umur 18 tahun. Syarat daftar di Upwork juga minimal 18 tahun. Karena mempekerjakan anak kecil itu melanggar hukum.
Dian Ara
Adakah batasan gender kalau mau jadi VA?
Tergantung preferensi klien. Ada yang lebih suka VA laki-laki, ada yang minta perempuan. Tapi kebanyakan gak mensyaratkan gender tertentu.
Kalaupun mayoritas VA perempuan, so what? Yg saya sebut VA spesialis 50 dolar/jam itu laki-laki.
Dian Ara
Kak, saya apply sebuah kerjaan di Upwork, sudah sampai tahap interview, lalu klien minta deposit sekian dolar. Apakah ini aman?
Nope. It’s scam. Laporkan ke Upwork.
Di Upwork kamu bisa beli connect dan bayar membership, tapi itu bayar ke Upwork, bukan klien. Di luar itu scam.
Dian Ara
Kak, saya dapet tawaran typing dari PDF jadi Word 50 halaman bayaran 3.000 dolar. Apakah aman?
Berlaku untuk segala hal ya. Kalau sesuatu too good to be true, ya berarti too good to be true.
VA spesialis PM saja 50 dolar/jam, masuk akal gak ngetik bbrp jam dibayar 3.000 dolar?
Dian Ara
Saya paruh baya. Masih bisa jadi VA?
FYI, saya tadinya redaktur koran. Lalu blogger dan technical writer. Lalu community manager. Lalu game designer. Lalu sekarang di umur 40 tahun mulai merambah VA. Belajar graphic design.
Hidup gak harus lempeng 1 jalur. I define my own life.
Dian Ara
Bagaimana dengan jam kerja, Kak? Bisa fleksibel?
Ya cari saja proyek/employment yang sesuai dengan kebutuhanmu.
Kerjaan full time 9 to 5 ada. Yg bikin begadang sampai jam 3 pagi juga ada.
Dian Ara
Dokter/nakes bisa jadi VA juga?
(Ada 4 orang nanya ini loh. Salut!)
Bisa banget. Di Upwork ada BANYAK kerjaan yang mensyaratkan medical background. VA spesialis medical itu malah kebanyakan mahasiswa kedokteran.
Dian Ara
Upwork itu website atau aplikasi?
Cari & bidding proyek bisa lewat website atau aplikasi mobile.
Kalau ambil proyek hourly, perlu aplikasi desktop (PC dan Mac) untuk time tracking. Aplikasi ini merekam aktivitas mouse, keyboard, dan layar. Harus dinyalakan kalau mau dibayar.
Dian Ara
Bagaimana dg pembayaran? Uangnya diserahkan lewat mana?
Di Upwork uang yang berstatus redeemable (=sudah melewati proses review) di akun freelancer bisa ditarik ke PayPal, Wise, atau langsung ke rek. bank lokal.
Kalau dapat proyek di luar Upwork, klien biasanya pakai PayPal.
Dian Ara
Bayar pajak gak, Kak?
Lah iya dong. Saya punya NPWP dan lapor pajak tiap Maret. Tp saya malas simulasi ngitung pajak. Gugling saja sendiri “pajak freelancer” ya.
Dian Ara
Bhs Inggris harus sejago apa, Kak?
Tergantung job desc. Kalau customer service lewat telp, speaking & listening kudu oke. Kalau kaya saya, content writer, grammar kudu kuat.
Untungnya, bhs Inggris itu skill. Bisa dipelajari. Dan saya punya senjata rahasia bernama Grammarly. 😊
Dian Ara
Pertanyaan yg banyak saya terima ttg virtual assistant (VA) adalah: Gimana cara step by step jadi VA?
Jawabannya setara kursus Udemy berdurasi 80 jam. Capek ya bok.
Begini sajalah. Saya share video YouTube yg saya tonton saat saya baru mulai terjun ke dunia VA. Follow my steps.
Dian Ara
Disclaimer: Jangan nanya video bahasa Indonesia. Semua bahasa Inggris. Kerja bareng klien dari berbagai negara kan kudu bisa bahasa Inggris. Kalau belum bisa, ya belajar! Duolingo, Grammarly, YouTube, Skillshare, Udemy, Stack Overflow, Quora, dan Reddit bisa dimanfaatkan.
Dian Ara
Untuk mengantisipasi pertanyaan, “Apa itu virtual assistant?” saya taruh tweet ini di sini. Malas akutu kalau harus jawab berulang-ulang.
Dian Ara
Oke, video pertama. Lauren Golden membagikan first steps to take kalau mau jadi VA. Cek juga video description. Dia kasih daftar 70 skills yang dibutuhkan klien dari seorang VA generalis. Kamu bisa mulai dari situ.
youtu.be/45R6y4fIIUE
Dian Ara
Masih dari Lauren Golden. Video ini menjelaskan 7 bidang VA spesialis. Membantu saya dalam menentukan niche yang mau saya pelajari dan tawarkan ke klien.
youtu.be/4Sf6bNTJRfQ
Dian Ara
Ini video penting! Rekaman interview dengan calon klien. Walau background dia computer science, saya simulasikan pertanyaan sang klien untuk niche yang saya pilih. If you can’t do this on your own for your own niche, you won’t be a great VA.
youtu.be/CErp6ClSvx8
Dian Ara
Ini lebih penting lagi. Unduh kalau perlu. Satu dari segelintir video gratisan yg ajari cara bikin cover letter yg efektif. Jangan contek mentah-mentah ya! Break it down, synthesize it with your niche and experience, create your own unique cover letter.
youtu.be/TX9asyOyiSo
Dian Ara
Di Upwork modal kamu adalah profil, portfolio, cover letter, dan connect. Sekalian menjawab gimana cara bikin profil Upwork yang oke, tonton saja video ini.
youtu.be/VDnIJ8gmC8c
Dian Ara
Setelah tahu caranya menentukan niche, bikin profil Upwork, dan bikin cover letter, saya mulai cari tahu soal skills yang perlu VA generalis kuasai. Salah satunya adalah manajemen email. Video ini mengajarkan inbox zero yg masuk akal.
youtu.be/9ql1CQfxWxQ
Dian Ara
Salah satu tugas VA generalis adalah calendar management. Kalau kamu belum tahu babar blas soal Google Calendar, silakan cek video ini.
youtu.be/IyHvKYeeuB8
Dian Ara
Orang yg hire VA itu sibuk amit-amit. It’s your job to make sure they eat and rest well while also achieve their business and personal goals. Jadi nonton video kaya gini, lalu menerapkannya untuk kebutuhan klien, adalah beda antara VA noob dan VA hebat.
youtu.be/Qq3jSFzfBM0
Dian Ara
Untuk project management, kalian perlu menguasai tools yang klien pakai. Yang paling banyak dipakai: ClickUp, Monday, Asana, Trello, dan Notion. Saya kasih contoh 1 video ClickUp. Tapi nonton ini doang gak cukup. Cari sendiri video lainnya ya.
youtu.be/0Q8aA0Lwuyc
Dian Ara
Notion itu, walau menyebalkan karena berat, nyatanya adalah tool yang banyak dipakai oleh startups di US. Klien saya kasih tugas untuk saya saja lewat Notion. Menguasai Notion adalah investasi yang oke. Saya rekomen channel ini.
youtube.com/c/ThomasFrankE…
Dian Ara
Selain tools, VA juga harus paham basics of project management methods: Waterfall dan agile. Saya sarankan belajar soal agile dulu. PM ini topik kompleks, tapi kalau kamu menguasainya, bisa jadi VA spesialis PM, dan silakan patok harga 50 dolar/jam.
youtu.be/zi7uGg6FVM4
Dian Ara